הכנה מוקדמת לשעת חירום

   

הכנה מוקדמת לשעת חירום - כל חברה שמוכנה מוגנת!


כל חברה צריכה לדעת מראש איך היא ממשיכה לפעול ולספק את שירותיה בשעת חירום. מוכנות החברה לשעת חירום תלויה במידה רבה בהכנה מוקדמת של מרבית המחלקות בחברה המיושמים עוד בימי שגרה. מצב חירום מעמיד כל חברה בסכנת קיום פיזית, פיננסית, ותדמיתית ממשית כתוצאה מהאפשרות פוטנציאלית  לפגיעה במשאבים החיוניים של החברה כמו פגיעה בשרשרת האספקה, פגיעה בתשתיות, פגיעה בתזרים המזומנים ומחסור בכוח אדם.
 

הערכות מוקדמת ובזמן קצר עשויה במידה רבה לזכות כל חברה בעת הצורך לצמצם משמעותית את היקף הנזקים בעקבות אירוע חירום (התקפת טילים, רעידת אדמה ומה שבניהם). חשיבות ההערכות המקדימה אינה פחותה מחשיבות ניהולה התקין של החברה בימי שגרה. ידוע ומוכח סטטיסטית ועובדתית שרק  חברה אשר נערכת מראש ואשר הטמיעה תכנית מובנית לכל המחלקות, ספקים אסטרטגים פנימיים וחיצוניים בשעת חירום תהיה מוגנת.
     

המדריך המלא!
 

בסיס היערכות של כל חברה הוא הגדרת האופן שבו החברה נערכת מקצועית לאפשרות שתקלע למצב חירום בעזרת ארבעת המצבים הבאים:
1.מצב שגרה
2.מעבר משגרה לחירום
3.מצב חירום זמני או קבוע
4.שיקום והחלמה תפעולית

המעברים בין המצבים הללו עשויים להיות מהירים ולעיתים ללא התראה מוקדמת ולכן עוד בזמן שגרה על כל חברה לקבוע מהן סדרי העדיפויות שלה ולהחליט במה ברצונה לעסוק בזמן של מצב חירום ובמה לא לעסוק בזמן חירום.
 

בזמן הפעילות השוטפת על כל חברה לבצע פעולות הכנה שונות לשעת חירום ולהכין את כלל מחלקות החברה וספקיה כדי להמשיך ולפעול בחירום ולהמשיך לספק את השירותים תוך מזעור נזקים כלכליים ותדמיתיים.
 

על כל חברה להכיר היטב את הנחיות המחוקק וגורמי מקצועיים נוספים ע"מ לפעול במיומנות גבוהה בקרב כלל מחלקות החברה וספקיה מעצם הגדרת גבולות גזרה ואחריות בעת הכרזה והפעלתו של  מצב חירום.
 

מחלקת תפעול - שרשרת האספקה והלוגיסטיקה של החברה
 

1. קביעת מבנה ארגוני של כלל המחלקות באופן הפעלתם בשעת חירום.

2. הגדרת תקן כוח אדם- קביעת מסגרת של כוח האדם בחירום כולל הפעלת משמרות.

3. מציאת אלטרנטיבות מראש במקרה של פגיעה בפעילותה של החברה כתוצאה מחסר של חשמל, מים, גז וחומרים ייחודים הנחוצים להפעלת החברה. 

4. שת"פ עם מחלקת רכש/קניינות. ע'מ למפות מי הם כלל הספקים האסטרטגים הנדרשים במצב חירום בהתאם להיקף הפעילות של החברה ,לרבות הגדרת המלאי הנדרש להפעלתה של החברה בחירום. 

5. הגדרת כלי שינוע  וציוד טכני קריטי אשר יפעלו בחירום לרבות  הגדרת  תכנית חלופית למקרה חבלה/פגיעה באמצעים אלו.

6. הגדרת תכנית פעולה באשר לאופן הפעלתם של נותני שירותים מקומיים אשר חיוניים להמשך הפעלת החברה בניהם נותני שירותים חיוניים בלעדיהם לא תפעל החברה  כגון:  ספק קייטרינג, ניקיון, הסעות וכד'.

7. ניהול אמצעים(ממ"דים ,ממקי'ם, מרחבים מוגנים ) וכן מלאי ציוד אישי מציל חיים לשימוש העובדים בעת חירום.

 

מחלקת משאבי אנוש של החברה
 

1. שיבוץ והוספת תקני כוח אדם ע"פ הגדרת מנהלי המחלקות הרלוונטיים בהתאם לתרחישי האיום והצרכים השוטפים של החברה.

2. בניית מערך תמיכה בכל הקשור לטיפול ולת'מים ,שיבוץ, ניוד ומציאת חלופות כ'א במחלקות האסטרטגיות להפעלה בעת חירום

3. קביעת מסגרת להפעלת תכנית רווחה ופנאי לתמיכה בעובד ובמשפחתו בעתות חירום ומה שבניהם.

4. קביעת מסגרת לצורך הפעלתם של ספקים אסטרטגיים רלוונטיים בשעת חירום.

5. תכנון ובניית מערך דוברות שיפעל בשעת חירום ויהיה אחראי על  מתן עדכונים ואינפורמציה שוטפת העובדים בחברה ומחוצה לה.

6. הפעלת מוקד תמיכה לעובדים במצב חירום.
 

מחלקת רכש וקניינות בחברה
 

1. יצירת הסכמי עבודה עם ספקים אסטרטגים ומיפוים בחברה לפי סגמנטים, תוך בחינת יכולתם וחוזקם של ספקים אלו לפעול בחירום.

2. אפיון דרישות החירום מהספקים, לצורך אספקה של חומרי גלם, אריזות ושירותים לחברה.

3. הגדרת מלאי ברזל נדרש לצורך עמידה במצב של סגר ימי.

4. הגדרת תכנית הפעלה בסיוע יועצים משפטיים לצורך קבלת סיוע משפטי שיידרש במידת הצורך להפעלת פעולות רכש חריגות ונוספות במצב חירום.
 

מחלקת שיווק ומכירות
 

1. הגדרה של תכניות הפצה אלטרנטיביות אשר יספקו  מענה בעת ניוד של לקוחות כתוצאה מפגיעה במקום מושבם הקבוע.

2. מכירה והפצה בעתות חירום ללקוחות שאינם מוגדרים בפעילות השוטפת של החברה.

3. תיאום יכולת קבלת אספקה ממרכז לוגיסטי בצורה ידנית.

4. אפיון הפצת התובלה, כולל מציאת אתר חלופי להפצה – מול המרכז הלוגיסטי הקבוע של החברה.

5. הגדרת ספקים אסטרטגים בעתות חירום.

6. בניית חליפת אבטחה ולוויי מפיצים בדרכים באזורי עימות וסיכון.

7. קביעת תהליכי שימוש בכספים בזמן חירום. יכולת הפקדה, שמירת כסף והפעלת הקופות בחירום.

8. הגדרת פעילות מוקד חירום שיופעל במצבי חירום.
 

מחלקת מערכות מידע ואו"ש (ארגון ושיטות)
 

1. יצירת מסגרת תמיכה בחירום של מערכות המחשוב שיאפשרו המשך קבלת הזמנות, תשלומים, סליקה, מעקב בקרב לקוחות החברה והזרמת מידע לעמדות העבודה במחלקות הרלוונטיות. 

2. קביעת מסגרת ניהול ותמיכה ממוחשבת לצורך  תיעוד רמות מלאי בעתות חירום.

3. בניית מסגרת הפעלה לאפשרות שתחייב את החברה לעבור להפעלה ידנית באותם תהליכים להם נדרשת תמיכה ממוחשבת קריטית.

4. בניית תכנית עבודה אשר תאפשר מעבר מהיר ויעיל מחדרי מחשב קיימים לחדרי מחשב אלטרנטיביים או לחלופין מעבר של מידע לעמדות עבודה אחרות, שירותי ענן גלובליים וחוות שרתים.

5. בניית תכנית אלטרנטיבית להפעלתם של מערכי התקשורת הקיימים במידה ויקרסו - אינטרנט , תקשורת קווית וסלולרית בעזרת שימוש בתקשורת אלטרנטיבית מקבילה. לדוגמא -טלפונים לווייניים וכד'.

6. הגדרת מערך גיבוי פיזי נוסף על הקיים של מאגרי מידע בטווחים של לפחות 20 ק"מ מחדרי המחשבים הקיימים בחברה.
 

מחלקת כספים
 

1. התאמה מדיניות הכספים של החברה מול נהלי חרום של הבנקים, מס"בים, חילן ותשלום השכר לעובדים במהלך תקופת החרום.

2. הגדרת מסגרת גביית תשלומים מלקוחות במצב של חוסר נגישות ועבודה מרחוק.  קביעת מורשי חתימה, אחראים על אישורים, תיעוד ורישומים לצורך קבלת פיצוי בגין הנזק הנגרם. כמו גם הפעלתם של  גורמים חיצוניים חיוניים להפעלה בחרום כגון: שמאים, רו"ח וכו'.

3. קביעת דרכי תשלום לספקים קריטיים בעת חירום.

4. הגדרת תשלומים באמצעים חליפיים כגון : מזומן במידה ומוסדות פיננסים לא יתפקדו.

5. הגדרת תכנית מסגרת לצורך הגשת תביעות פיצוי על נזקים בזמן אמת. 

 

לסיכום

הכנה מוקדמת בימי שגרה הינה אבן יסוד קריטית להמשך תפקודה של כל חברה.  הפעולות שצוינו לא תהיינה בעלות תוקף אלמלא הנהלת החברה לא תוודא שאכן כל מחלקה תפעל בהלימה ליתר המחלקות בחברה ובכפוף לפעולות מחוץ לחברה בדגש על קבלת שירותים מספקים חיוניים שנתונים למרות בעלי התפקידים של החברה, דוגמת ( ספקי מזון , היסעים, אחזקה ,ליסינג ) ואלו שאינם נתונים למרות החברה ועדיין החברה זקוקה לשירותיהם. דוגמת (משרדי ממשלה, נמלים וכד').
 

חשוב מאוד שכל חברה תבדוק האם התהליכים להן נערכה נבדקו וברי מימוש. על כל בעלי התפקידים הרלוונטיים בחברה להתכנס יחדיו ולבחון את התוכניות המוצעות של המחלקות השונות להפעלה בחירום, על כל הנהלת חברה לתרגל במסגרת דיון "שולחן עגול" משחקי סימולציה ע'מ להציף אתגרים ובעיות שעלו וצצו בתהליכים הקיימים וקשרי התלות בין המחלקות.

בדרך זו נחשפים ובוחנים איך כל מחלקה ערוכה לביצוע ומשפרים תהליכים  עוד זמן שגרה אשר קריטיים  להמשך תפעול החברה בחירום מחד ולבידול תחרותי של החברה מאידך למול אותם חברות שלא טרחו להיערך כראוי.


הערכות לשעת חירום - דגשים חשובים

הערכות מפעל לרעידת אדמה - כך יש להיערך!

 

 

 

 

 

 

Company Slogan

There are many variations of passages of Lorem Ipsum available, but the majority have suffered alteration in some form.