ניהול משברים בשעת חירום

  

ניהול משברים - איך להישאר בשליטה בארגון בשעת חירום?

כך תעשו זאת נכון
 

בזמן הכרזת מצב חירום בראש סדר העדיפויות עומד מרכז רציפות עסקית של הארגון שמטרתו העיקרית להמשיך ולנהל את הארגון תוך מזעור נזקים ולהיות בשליטה ובקרה ציפה על תפקודו של הארגון. מרכז שליטה ובקרה מרכז את כלל ערוצי המידע והתקשורת, מייצר תמונת מצב ומסייע בתרגום ההחלטות לביצוע בחברות, מפעלים ובמחלקות העסקיות במצבי משבר שונים.
 

חשיבות הקמת מרכז שליטה ובקרה:
 

• המרכז צריך לפעול באופן שוטף לאורך כל תקופת החירום ובו מתקבלות החלטות נקודתיות לגבי כל נושא הקשור לארגון.  צוות המרכז צריך להיות בקשר ישיר והדוק עם פיקוד העורף, תוך שיתוף פעולה ועדכון מלא, צריך לפעול מול המחלקות השונות ולנתח את תמונת המצב בצורה אובייקטיבית.  המרכז צריך להיות מותאם לצרכיו הייחודים של הארגון.
 

• בשלב הראשון, ברגע האמת, מרכז רציפות עסקית שהוקם צריך תחילה לספק תמונת מצב ראשונה וליצור קשר עם הגורמים החיצוניים והפנימיים הרלוונטיים וחמלי מחלקות אסטרטגיות בארגון. הוא צריך לפעול לא מתוך לחץ ולהפעיל את הארגון ברמת המאקרו ולא ברזולוציות מחלקתיות.  
 

• בשלב השני, המרכז צריך ליצור קשר ראשוני מול גורמי התמיכה בניהם, ספקים ונותני שירות שהוגדרו למצב חירום בתיקי ההערכות לחירום. מרכז רציפות עסקית הוא למעשה 'מרכז הפיקוד' של הארגון ועליו לספק נתונים בזמן אמת ולשמור ככל שניתן על תפקודו של הארגון בעת חירום.
 

איך לנהל את מרכז השליטה והבקרה  בצורה יעלה ומקצועית?
 

 על כל בעל מפעל או חברה להיערך מראש ולספק מענה ומשקל ראוי על:
 

1. ניהול שרשרת האספקה של החברה לצד דרישות הלקוחות וגורמים נוספים כדוגמת, רשויות חירום (צה"ל), פקע"ר, משרד הכלכלה, משרד להגנת העורף וכד'.

2. בקרה על רמות תפוקה וקבלת החלטות לצורך העדפת סדרי עדיפויות של אספקת פריטים בשעת חירום. 

3. ניהול שרשרת אספקה ובדגש על שיבוץ כ"א תהליכי שינוע, ואף תגבור צוותי עבודה במחלקות הנדרשות. 

4. הפעלתם של ספקים אסטרטגים וספקי השירותים החיוניים בהתאם לצרכי השעה. 

5. הפעלת אזורי מיגון (ממדי'ם, מרחבים מוגנים וכד') 

6. מתן היתרים לשימוש והפעלה של ציוד חירום ייעודי לשעת חירום.

7. קיום מכלול הקשרים והמגעים עם גורמי התמיכה (משרד הכלכלה, משרד התחבורה, משרד להגנת העורף, משרד לביטחון פנים, פקע"ר, משטרה, מכבי אש, מפעל חשמל, רשויות חירום ורשויות מקומיות. 

8. הנחייה וסיוע לכל בעלי התפקידים במידה ותידרש הנחייה לצורכי הפעלה או הדממה.

 

המרכז שליטה ובקרה (החמ'ל חברה/מפעלי) יבנה כך שהפעלתו תתאפשר בגמישות בהתאם לעוצמת אירוע החירום והיקפו. זאת  על מנת לאפשר מענה הולם לכל מכלול הפעילות העסקית הנדרשת במצב החירום. תפקידו של החמ"ל לספק מענה בזמן אמת להתרחשויות הנובעות ממצב החרום תוך כדי עיצוב ותרגום תמונת מצב של החברה בעזרת ניהול, שליטה ובקרה על שרשרת אספקה ותפקוד המחלקות האסטרטגיות הפועלות כמענה לאירועים המתרחשים במהלך מצב החירום.
 

צוות חירום ניהולי לא בהכרח יישב כל הזמן במרכז שליטה ובקרה (חמ'ל מפעלי) בעלי התפקידים בצוות יוכלו לשבת חלק מהזמן במקומם הרגיל ועפ"י החלטה/קריאה, יתכנסו למרכז שליטה ובקרה (חמ'ל מפעלי) לצורך דיון וקבלת החלטות. 

 

החמ"ל יפעל ע"פ שעון פעילות מוצע
 

1. מיידית עם ההכרזה על מצב חירום - עיקר המאמץ של החמ"ל יהיה לביצוע בקרת נזקים בחברה או במפעל. 

2. תוך ועד 90 דקות מההכרזה על מצב החירום - יכונס החמ"ל בהתאם לצורך חמל"י משנה במחלקות העסקיות הנוספות של  החברה/מפעל לצורכי הערכת מצב וקביעת סדר עדיפות לפעולות מידיות בניהול אירוע.

3. תוך ועד 3 שעות מההכרזה - תכונס הנהלת החירום בחמ"ל  על פ עץ מבנה שהוגדר לגיבוש הערכת מצב מקיפה (פנימית וחיצונית) וקבלת החלטות.

4. תוך ועד 12 שעות מההכרזה- יכונס החמ"ל  חברה/מפעל ועימו חמל'י משנה מחלקות אסטרטגיות ע"פ הצורך לעדכון הערכת המצב.

5. תוך ועד 24 שעות מההכרזה - חמ"ל מפעלי שיתפקד עם חמ"ל ההנהלה הראשי בזרוע אחת עם חמל"י משנה במחלקות האסטרטגיות ובמחלקות תמך בהתאם לתפיסת ניהול כוללת תוך הלימה מלאה בין כל הצרכים, הרצונות והמשאבים בארגון הנדרשים להפעלה בחירום.

6. תוך ועד 72 שעות מההכרזה - יחל שלב ההפעלה בשגרת חירום וזאת בהתאם למוגדר בנהלי החירום העסקיים הרלוונטיים בחברה/מפעל.

 

להלן רשימת מכולת של ארגז כלים/אמצעים אשר חיוניים לכל הפעלה מיטבית של המרכז שליטה ובקרה:
 

1. מידע על חברה/מפעל - הכוונה לנתונים חשובים שצריכים להיות בחמ"ל כגון: מידע כללי על החברה, מיקומו, שלבי הייצור, אפיונים מיוחדים, אוכלוסייה מקומית (עובדים)צוות חירום /כוננות. תצלומים שיפרטו באופן כללי   את מבנה חברה/מפעל , דרכי גישה, מקומות , רגישים, שערי כניסה ראשיים וחלופיים. תצלומים שמפרטים,  אובייקטים חשובים במפעל- מבנה חברה/מפעל , מבפנים, מעברים, מחסנים פתחי חירום,   משרדים, אובייקטים רגישים במיוחד, בתחומי המבנה ומחוצה לו, נקודות חבירה ושליטה  וכד'.

דרכי קשר עם גופי סיוע חיצוניים-רשימת אנשי הקשר הממלכתיים(מוקד מס רכוש, מטה מל"ח ארצי (עוסק במפעלים חיוניים), מרכז מידע ומבצעים של משרד לאיכות הסביבה, שלטון מקומי, אחזקת מקלטים ציבוריים – מוקד עירוני 106/107/108/109) מרכז המידע לחומרים מסוכנים וכד')

2. טיפול בחומרים מסוכנים- במידה והארגון עוסק בחומרים מסוכנים, צריך להכין רשימה מפורטת מראש של החומרים, שימושם, רגישותם, שיטת טיפול, נטרול ואחסנה.

3. כלי שליטה ובקרה בחמ"ל- זהו קובץ הוראות ונהלים בחירום: נוהלי שיגרה וחירום לכל מצב אפשרי, בעת שיגרה ובעת חירום.

4. נהלי מטה מקומי- ביטחון /בטיחות /צוות חירום.

5. תיק מל"ח- תיק משק  חירום  (מל"ח).

טפסים ודוחות- דוחות-טפסים לשליטה ניטור ובקרה דוגמת-תקני כ'א מרותק משקית, מבנה  מפורט של חלוקת משמרות כוח אדם בחירום, טבלת מעקב בחירום של רמות מלאי ,לצריכה שוטפת /ובעת מצב חירום, רשימת ספקים אסטרטגיים של מפעל/חברה.

6. ציוד כללי- זהו ציוד בסיסי לכל תרחיש והוא כולל: תיק עזרה ראשונה, אלונקה, מקרר קטן+ מתקן למים מינרליים, בקבוקי מים מינרליים, 2 פנסי חירום נטענים ומזון יבש.

7. ציוד קשר ותקשורת ומשרדי- רשימת חירום בסיסית: זוג שקעים לחיבור טלפונים נייחים +טלפונים חכמים, פקס, זוג שקעים לחיבור מחשבים ניידים/סטטיים, מדפסת, מכשירי קשר ברשת מקומית של חברה/מפעל , מכשירי טלפון נייד + סוללות גיבוי, זוג מטענים, מגאפון, טלפון ליווני, חיבור לכבלים: אינטרנט ורדיו, טלוויזיה, מקלט רדיו נייד, סוללות מסוגים שונים לציוד אלקטרוני, מכונת צילום (כולל  חבילות נייר צילום).


הערכות לשעת חירום - מדריך שכדאי להכיר!

הערכות מפעל לרעידת אדמה - דגשים חשובים

 

 

 

 

 

 

Company Slogan

There are many variations of passages of Lorem Ipsum available, but the majority have suffered alteration in some form.